1/ Etat des lieux à notre arrivée
L’état des lieux, fait en 2020, pointait des manques dont la principale conséquence était la démotivation des personnels. Parmi ceux-ci, nous citions :
- Le manque de dialogue de gestion et de contrat objectifs-moyens entre les composantes et les services centraux ;
- Les critères et les résultats de la commission des postes ;
- La lenteur des relevés de décision des différents conseils centraux ;
- Le manque de communication interne sur les décisions prises ;
- Le manque de communication régulière de la présidence vers les collègues.
Et nous insistions sur l’urgence d’arrêter le pilotage purement comptable au détriment de la qualité pédagogique et en lieu et place de choix politiques.
Chacun de ces points a fait l’objet d’avancées permettant d’améliorer la collégialité.
2/ Nos propositions
Le projet, pour remédier à la situation, comportait 7 propositions d’action :
- Une réunion bisannuelle sur chacun des sites entre la direction de l’université et le personnel ;
- Un meilleur affichage des événements, un ENT véritablement utilisable ;
- Un relevé de décisions systématique des différents conseils, communication de leur ordre du jour ;
- Une mise en œuvre de contrats objectifs-moyens avec chaque composante ;
- Une commission des postes et une commission des formations pour une visibilité à 5 ans ;
- Des listes de diffusion multiples ;
- La mise en place d’un plan pluriannuel de développement des systèmes informatiques et d’information.
3/ Bilan
Le choix a été fait d’être à l’écoute des personnels et d’essayer, dans la mesure du possible, de remédier aux situations individuelles ou collectives critiques. Cette écoute passant par des entretiens individuels mais aussi par des assemblées générales régulières, une vice-présidente des conditions de travail et carrières a été nommée (2021), la direction de la communication a été renforcée (2022), un comité de loisirs et d’action sociale (CLAS) a été créé (2023), une cellule de signalement a été mise en place (2023).
Chacun de ces points a fait l’objet d’avancées permettant d’améliorer la collégialité dont nous tirons le bilan ici :
1. Une réunion bisannuelle sur chacun des sites entre la direction de l’université et le personnel : L’objectif d’une réunion bisannuelle était sans doute ambitieux. En revanche, tenir une réunion annuelle semble tout à fait possible. Durant la mandature, des réunions ont été organisées sur les différents sites :
Site de Villetaneuse : 6 décembre 2021, 9 février 2023, 12 octobre 2023
Site de Bobigny : 10 décembre 2021, 10 octobre2023
Site de Saint-Denis : 9 décembre 2021, 11 octobre 2023
Les rencontres prévues en 2022 n’ont pas pu avoir lieu.
Ces rencontres étaient aussi accessibles à distance.
Elles ont été particulièrement riches parce qu’elles ont permis de présenter ce qui avait été fait durant l’année écoulée et ce qui était prévu pour la suite, et surtout parce qu’elles ont permis d’entendre les collègues exprimer leurs préoccupations et suggestions. Nous remercions l’ensemble des personnels qui y a participé.
2. Un meilleur affichage des événements, un ENT véritablement utilisable : L’USPN est riche en événements scientifiques, sportifs, culturels… Leur affichage sur le site de l’université comme les messages envoyés pour ces occasions témoignent de cette activité. L’ENT est en cours de refonte, la nouvelle version qui devrait être prochainement finalisée (fin 2024) a été conçue pour que les informations soient regroupées par composantes ou directions de manière à ce que les informations soient plus lisibles et accessibles.
Parallèlement, l’amélioration de la communication externe, devenue indispensable, a été beaucoup améliorée (identité visuelle, vidéos de présentation). L’impact est réel.
3. Un relevé de décisions systématique des différents conseils, communication de leur ordre du jour : Les informations restent difficilement accessibles tant que le nouvel ENT n’est pas opérationnel.
4. Une mise en œuvre de contrats objectifs-moyens avec chaque composante : Ces contrats doivent participer d’une meilleure gestion collective des moyens de l’université, en fonction des objectifs qu’elle se donne.
Il avait été convenu que cela se ferait en deux temps : d’abord avec les IUT puis avec l’institut Galilée et les UFR. Les IUT ont proposé un projet de contrat de performance-objectifs-moyens (CPOM) à la direction de l’université au mois de juin 2024, qui devrait permettre une finalisation de ces CPOM avant la fin 2024. Une première version de CPOM a déjà été proposée par l’UFR SIC en juin 2024.
5. Une commission des postes et une commission des formations pour une visibilité à 5 ans : Nommée commission des emplois, elle a été repensée dès 2021 avec le souci de tenir compte de toutes les situations. Trois sous-commissions travaillent en parallèle pour définir les besoins en formation, en recherche, en personnels support, avant qu’une proposition harmonisée soit établie pour les différents conseils.
Tous les types de postes sont votés dans les différentes instances de l’université, permettant d’avoir une vision large, alors que précédemment, plusieurs mois s’écoulaient entre les demandes d’ESAS et les demandes d’enseignants-chercheurs par exemple.
Néanmoins, la visibilité de l’évolution des emplois reste trop sommaire. Le déploiement du système d’information STERENNES devrait contribuer à améliorer la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences (GPEEC).
Si la création de chargés de mission 1er cycle de formation a permis d’améliorer l’analyse des situations de ces formations, la commission formations n’a pas été créée. Cela reste un objectif d’actualité afin de mieux définir les évolutions nécessaires des formations et les moyens à se donner pour y parvenir.
6. Des listes de diffusion multiples : Des listes de diffusion ont été mises en place en particulier pour les syndicats.
7. La mise en place d’un plan pluriannuel de développement des systèmes informatiques et d’information : Un comité d’orientation stratégique “informatique” a été mis en place (2021) dont l’objectif est de prioriser les actions et les déploiements à effectuer.
4/ La suite
La collégialité doit être particulièrement soignée, en particulier pour que chacun et chacune puisse mieux se saisir des enjeux et des possibles, pour partager les choix.
Il faut donc poursuivre son amélioration en :
- Développant la communication interne : la mise en place prochaine du nouvel ENT devrait permettre une meilleure communication interne, mais ce n’est pas le seul levier ;
- En établissant un plan pluriannuel pour le développement des systèmes informatiques et d’information et en le mettant en œuvre ;
- En poursuivant le dialogue avec les représentants du personnel, au sein des instances du dialogue social, comme des groupes de travail et des commissions ;
- En finalisant les CPOM, pour une meilleure anticipation des besoins et des ressources, et parce que ces contrats sont le fruit de choix partagés ;
- Et bien entendu en conservant l’organisation de réunions annuelles.